Con la presente política la empresa VILLAMIZAR ABOGADOS S.A.S. (en adelante «la Firma”), en cumplimiento de las disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan lineamientos generales para la protección de datos personales, en desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recopilado de ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, y el Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, adopta y pone a conocimiento de los Titulares de datos personales que sean tratados por la “Firma” el presente documento, como una herramienta fundamental para la protección de los datos personales y la atención de consultas y reclamos que se generen a raíz de la gestión y administración de esta información. OBJETIVO: La presente política tiene como fin establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión, organización, actualización, rectificación, eliminación, gestión y supresión de los datos personales tratados por la empresa VILLAMIZAR ABOGADOS S.A.S., NIT 901.314.275-5, sociedad con domicilio principal en la Cl. 82 No. 24-56, Piso 2, de la ciudad de Bogotá, D.C., República de Colombia, dirección electrónica info@villamizarabogados.com.co y teléfonos (+57) 3053583828, como Responsable del Tratamiento. DEFINICIONES: Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en la presente política y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se entiende por: Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal. Tratamiento: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. TRATAMIENTO Y FINALIDAD: Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.1. Tratamiento de datos personales de naturaleza pública y privada. VILLAMIZAR ABOGADOS S.A.S. accede a datos de los titulares tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros, con las siguientes finalidades:(i)Finalidades para el tratamiento de datos de candidatos para su vinculación con la Firma: Análisis de la información de un candidato con el fin de iniciar un proceso de vinculación con la Firma. Contactar al candidato para manifestar el interés que existe en iniciar un proceso de vinculación con la Firma. Verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en la hoja de vida del candidato, con las entidades en las que ha adelantado sus estudios y desempañado cargos. Iniciar el estudio de condiciones de vivienda y seguridad para determinar el ingreso a la Firma como empleado. Enviar sus datos a aliados y clientes de la Firma que estén interesados en contactar personas con su perfil, para explorar una posible contratación laboral. (ii)Finalidades para el tratamiento de datos de clientes y otros titulares: Cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones precontractuales, contractuales y/o pos-contractuales, así como cualquier relación comercial y/o contractual cuya finalidad sea: presentación de ofertas laborales, fidelización de clientes, gestión de estadísticas internas, procedimientos administrativos, registro de entrada y salida de documentos, reservas y emisión de tiquetes de transporte, gestión de clientes, gestión de cobros y pagos, gestión de facturación, gestión económica y contable, gestión fiscal, históricos de relaciones comerciales, envío de comunicaciones, marketing, análisis de perfiles laborales, encuestas de opinión, prospección comercial, publicidad propia, segmentación de mercados y sistemas de ayuda a la toma de decisiones. Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios adquiridos por los clientes de La Firma, así como elaborar la facturación correspondiente. • Envío de publicidad sobre productos y servicios de la Firma. Ofrecimiento de productos de las distintas líneas comerciales de la Firma. Comunicar descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos. Realizar análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra. Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por la Firma. Realizar investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes. Diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficio para los clientes. Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por la Firma. Para cumplir con las obligaciones contraídas por la Firma con sus clientes al momento de adquirir nuestros servicios. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos en desarrollo del objeto social de la Firma, para fines legales, comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la Firma.(iii)Finalidades para el tratamiento de datos de empleados: Dar cumplimiento a las obligaciones laborales del Empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, tales como: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con las normas vigentes. Realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señale el Trabajador o entidades expresamente indicadas por el Trabajador. Contratar seguros de vida y/o gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con el Empleador, de ser el caso. Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo. Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015. Informar instrucciones en ocasión al contrato de trabajo. Evaluar el desempeño laboral del Trabajador. Recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios laborales, de ser el caso. Almacenar los datos personales en el sistema informático interno del Empleador. Circular y consultar los datos entre las personas especificadas en esta Sección, exclusivamente para los fines aquí previstos. Usar la información para procedimientos y documentos relacionados a la relación laboral del Trabajador con el Empleador. (iv)Finalidades para el tratamiento de datos de periodistas: Envío de información relacionada con cierres o transacciones importantes para la realización de notas. Envío de información relacionada a eventos, premios y/o actividades de la Firma. Envío de invitaciones para realizar cubrimientos a eventos, cocteles, conferencias, y actividades sociales y/o académicas de la Firma. Comunicar actividades de las cuales puedan extraer material para publicar entrevistas o columnas de opinión.(v)Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores: Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra. Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de la que la Firma legítimamente disponga y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos. Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con la Firma. Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores.2. Tratamiento de datos sensibles. VILLAMIZAR ABOGADOS S.A.S. podrá acceder y hacer uso de datos sensibles de sus titulares tales como videos, fotografías y huellas dactilares en el marco de las relaciones precontractuales, contractuales y pos-contractuales, así como cualquier relación comercial y/o contractual cuya finalidad sea: presentación de ofertas laborales, fidelización de clientes, gestión de estadísticas internas, avisos y/o comunicaciones en el portal web de la Firma, procedimientos administrativos, registro de entrada y salida de documentos, reservas y emisión de tiquetes de transporte, gestión de clientes, gestión de cobros y pagos, gestión de facturación, gestión económica y contable, gestión fiscal, históricos de relaciones comerciales, envío de comunicaciones, marketing, análisis de perfiles laborales, encuestas de opinión, prospección comercial, publicidad propia, segmentación de mercados y sistemas de ayuda a la toma de decisiones . Así mismo, la Firma obtiene información sobre el estado de salud de sus empleados, colaboradores y/o asociados en cumplimiento de obligaciones legales sobre salud ocupacional. Para estos efectos, la Firma dará aplicación a las disposiciones legales sobre tratamiento de datos sensibles, incluyendo las siguientes: a) Obtener autorización explícita del Titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal: a. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. b. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular. c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. En los casos en que la Firma tenga acceso a datos sensibles relativos al estado de salud e historia clínica ocupacional de candidatos y trabajadores el tratamiento se realizará para los siguientes fines: Verificar si el solicitante cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado. Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones de la Firma. Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SGSST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del trabajador y las personas en el lugar de trabajo.3. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes. VILLAMIZAR ABOGADOS S.A.S. podrá tratar datos de los hijos de candidatos o empleados que sean menores de 18 años. Esta información es recolectada con la autorización de los padres o de las personas facultadas legalmente para ello, bajo los requisitos señalados en la regulación de protección de datos. Por esta razón, las finalidades que tiene la recolección de estos datos son: Identificación de los hijos de un candidato en las visitas y entrevistas que se realicen en el domicilio del candidato. Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios, ante las autoridades, tales como, ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable. Comunicar a los empleados las actividades de bienestar que la Firma ha organizado para sus hijos. Comunicar a los trabajadores el nacimiento de los hijos de funcionarios de la Firma.4. Transferencias y Transmisiones de datos personales. VILLAMIZAR ABOGADOS S.A.S. transfiere datos de sus clientes y colaboradores a aliados nacionales e internacionales en cualquier país donde la Firma tenga bases de datos dentro del desarrollo de sus negocios, asesoría legal y el desarrollo de las finalidades señaladas en esta Política. Así mismo, VILLAMIZAR ABOGADOS S.A.S. realiza transmisiones de datos personales de sus clientes y colaboradores debido a que varios prestadores de servicios contratados por la Firma, se encuentran domiciliados fuera del país. Así mismo, la Firma cuenta con servicios de Google Drive para el almacenamiento de esta información, cuyos servidores están localizados fuera del país. VILLAMIZAR ABOGADOS S.A.S. ha implementado las autorizaciones y contratos de transmisión necesarios para dicho fin. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES: De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:1) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Firma o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 2)Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria. 3)Presentar solicitudes ante la Firma o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información. 4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley. 5)Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Firma o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable. 6)Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013. 7)Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. 8)Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones. 9)Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de la Firma para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares. 10)Conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales. Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA: VILLAMIZAR ABOGADOS S.A.S., en cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos como Titular, causahabiente, representante y/o apoderado, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares: Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información: I. Nombre completo y apellidos Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). II. Medios para recibir respuesta a su solicitud. III. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información). IV. Firma (si aplica) y número de identificación. El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, VILLAMIZAR ABOGADOS S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla que deberán ser radicados en la Avenida Carrera 15 # 104-76, Of. 206, Ed. Francicentro de la ciudad de Bogotá, D.C, Colombia., o electrónicos a través del correo de Servicio al Cliente info@villamizarabogados.com.co , encargado de recibir las peticiones, quejas y reclamos. Cualquiera que sea el medio, la Firma guardará prueba de la consulta y su respuesta. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales. VIGENCIA: VILLAMIZAR ABOGADOS S.A.S. cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales desde el 21 de agosto de 2019. Cualquier cambio sustancial en esta política será dado a conocer en la página web www.villamizarabogados.com.co. El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía, salvo aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto.

ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN

17 de September de 2021.